Если компания или ИП имеют наемных сотрудников, выплачивают кому-либо средства (в том числе по договорам ГПХ), значит, они берут на себя обязанности налогового агента в части удержания НДФЛ и последующего перечисления в бюджет.
И одновременно у работодателя появляется обязанность заполнять и сдавать форму 6-НДФЛ с учетом изменений от 2024 года. Текущие коррективы связаны с тем, что подоходный налог работодатели теперь перечисляют в бюджет два раза в месяц.
Использовать обновленную форму 6-НДФЛ необходимо, начиная с I квартала 2024 года. Если доходы в компании (или у ИП) получают 10 и более человек, форму 6-НДФЛ налоговики примут только по каналам ТКС.
Правила заполнения и сдачи 6-НДФЛ
Главная → Все статьи → ФНС
Этап 1 - Заполнение титульного листа
Этот раздел остается практически одинаковым для всей налоговой отчетности:
- компании обозначают ИНН/КПП. ИП присваивается только ИНН;
- нужно обозначить, первоначальный это отчет «0--» или корректировка. В последнем случае нельзя забывать о нумерации документов;
- также важно обозначить, за какой налоговый отчетный период подается расчет: квартал «21», полугодие «31», месяцев «33» или год «34». Но эти коды не актуальны, если компания проходит этапы ликвидации или реорганизации;
- на следующем шаге, нужно указать, за какой календарный год подается отчет, и в какую ИФНС (это — первые цифры в свидетельстве ИНН). Еще один важный пункт — код места представления отчета. Компании в основном выбирают код 214, предприниматели — 120;
- юридические лица на титульном листе обозначают полное наименование в соответствии с выпиской из ЕГРН. Предприниматели указывают ФИО полностью;
- далее в соответствующих полях остается обозначить: код ОКТМО, номер контактного телефона и количество страниц в форме 6-НДФЛ.
В стандартном варианте отчет визирует руководитель юридического лица или предприниматель лично. Они же подтверждают достоверность всей предоставленной информации.
Расчет может подписать и представитель компании. В этом случае в специальном поле указывают номер и дату выдачи доверенности, подтверждающей его полномочия.
Этап 2 - Заполнение раздела 1
Получателей зарплаты или иных выплат в компании могут быть тысячи. Данные обо всех выплаченных суммах обобщают и вносят в раздел 1. Это относится, например, к удержанному или возвращенному физлицам в течение квартала налогу.
Если налогоплательщик использует несколько КБК, разделов 1 будет столько же.
При заполнении строк следует придерживаться следующих правил:
- 010. Эта строка отведена для обозначения КБК для зачисления налога. Нужно учитывать, что НДФЛ по ставкам 13 и 15% перечисляют на разные КБК.
- 020-026. В этих полях обозначают суммы налога, которые компания обязана перечислить в бюджет в текущем календарном году. При этом учитывают сроки собственно уплаты НДФЛ в бюджет. Таким образом заполняют строки 021-024. Итоговое значение переносят в строку 020.
- 030-036. Эти поля предназначены для обозначения тех сумм, что налоговый агент возвращает физическим лицам в течение отчетного квартала. В строках 031-036 — промежуточные данные, в 030 — итоговая сумма. При заполнении этих строк ориентируются на те же периоды, что и в строках 020-026. Важно отметить, что в строках 020-026 должны быть полные данные, возможные возвраты физлицам здесь не учитываются.
Этап 3 - Заполнение Раздела 2 отчета 6-НДФЛ
Этот раздел предназначен для обозначения обобщенных данные: по выплаченным доходам и налогу (исчисленному и удержанному из доходов граждан). Данные вносят нарастающим итогом за весь год. Сколько ставок НДФЛ и КБК по налогу использует налоговый агент, столько должно быть разделов 2.
По строкам данные указывают так:
- 100. Здесь нужно обозначить используемую ставку налога.
- 105 (010). Эта строка отведена для данных о КБК для зачисления НДФЛ по каждой ставке.
- 110. Здесь обозначают, сколько у работодателя было получателей средств в отчетном квартале. Важно! Каждого человека учитывают только один раз даже при условии, что в течение года он несколько раз увольнялся из одной компании и возвращался обратно. В поле 120 вносят данные о том, сколько разделов 2 предусмотрено в конкретном расчете по каждой ставке налога.
- 111. Здесь нужно обозначить, сколько сотрудников в компании относятся к высококвалифицированным.
- 120. В этом поле обозначают общую сумму НДФЛ по всем получателям средств от конкретного налогового агента. Данные — нарастающим итогом по всему году.
- 121. Здесь предстоит обозначить выплаты ВКС, в том числе по договорам ГПХ. Эти данные предстоит вычленить из информации, внесенной в поле 120.
- 130. Здесь нужно обозначить все налоговые вычеты, предоставляемые работникам. Учитываются даже вычеты, обозначенные в ст. 217 НК РФ. Это относится к матпомощи и т. д.
- 140. Здесь — общая сумма рассчитанного налога. Для данных о ВКС предусмотрена строка 141.
- 150. Здесь предстоит обозначить фиксированные авансовые платежи. Их вычли из суммы дохода, выплаченного иностранным гражданам, имеющим патент.
- 155. В этом поле обозначают сумму налога на прибыль с дивидендов, получаемых юридическим лицом. Обязательное условие — его зачли в счет подоходного налога.
- 160. Бухгалтер (иное ответственное лицо) проверяет, в каком объеме НДФЛ удержан с персонала (иных получателей средств) и вносит эти данные в указанную строку.
- 161-166. Эти строки полностью дублируют данные из строк 020-026. По факту — это сведения об удержанных суммах налога в течение отчетного квартала.
- 170. Не всегда налоговый агент может удержать НДФЛ с персонала или иных получателей средств. Если такие данные есть, их следует отобразить в строке 170.
- 180. Эта строка предназначена для обозначения излишней суммы налога, удержанной с получателей средств. Например, работник имеет право на вычет, а работодатель его не предоставил.
- 190. На основании ст. 231 НК РФ налоговый агент может перечислить сотрудникам излишне удержанный налог. Если такие случаи имели место, для указания сумм предназначена строка 190. В стандартном варианте нужны данные за все месяцы с начала года. Строки со 191 по 196 — для детализации данных за отчетный квартал.
Этап 4 - Заполнение приложения 1 Справка о доходах и суммах налога физического лица
При подготовке ежеквартального отчета нет необходимости тратить время на заполнение справок. Но вот годовую форму 6-НДФЛ налоговики без них не примут. Справки нумеруют в сквозном порядке. Нельзя забывать и о возможном наличии корректировок по справкам. Этот факт обязательно нужно зафиксировать.
Общий порядок заполнения таков:
- Раздел 1. Сначала заполняют персональные данные о получателях средств от налогового агента. Нельзя пропускать строки со статусом и гражданством.
- Раздел 2. Здесь необходимо обозначить данные о доходах и налоге за весь год. Доход сначала обозначают без учета всех возможных вычетов. Далее следует учесть вычеты и определить налог. В справку вносят все виды налога: исчисленный, перечисленный в бюджет, излишне удержанный с получателей дохода.
- Раздел 3. Если получателю средств полагаются какие-либо вычеты, следует заполнить этот раздел. Для каждого кода нужно обозначить код, номер и дату выдачи налогового уведомления (при наличии этого документа), сумму вычета по каждому виду.
- Раздел 4. Заполнять этот раздел следует, если налоговый агент по каким-либо причинам не удержал налог с выплаченных доходов. Нужно обозначить и собственно сумму выплат, и сумму НДФЛ.
К каждой справке прилагается еще и приложение. Если налог платится по нескольким КБК, то и приложений будет столько же. Нужно обозначить, в каком конкретно месяце выплачены доходы с обозначением кодов и в какой сумме. Брать данные следует в Приложении 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 года № ММВ-7-11/387.
Нельзя забывать и об обозначении кодов вычетов по налогу. Здесь уже следует ориентироваться на данные из Приложения 2 к вышеобозначенному Приказу ФНС. Так как социальные, стандартные и имущественные вычеты при заполнении данного Приложения не учитываются, так как их уже обозначили в Разделе 3.
Как заполнять 6-НДФЛ
Заполнение состоит из 4 этапов, ниже приведены основные правила по заполнению.
Сдача 6-НДФЛ в электронном виде
Быстрая сдача отчетности за ООО или ИП в любую налоговую инспекцию.
Про 6-НДФЛ:
Что нужно знать о заполнении формы 6-НДФЛ - актуальные положения
Специально для утверждения обновленной формы 6-НДФЛ принят Приказ ФНС от 19.09.2023 года № ЕД-7-11/64@. Дополнительные изменения в Приказ внесены уже 09.01.2024 года.
В настоящее время форма 6-НДФЛ состоит из следующих листов, разделов и приложений:
- Титульный лист;
- Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
- Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
- Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налогов физлица». Его следует заполнить при предоставлении итоговых данных по году. Все прочие разделы — ежеквартальные.
Отдельно стоит коснуться вопроса с наличием у компании филиалов (обособленных подразделений), действующих в иных регионах (городах). В этом случае у компании будет несколько ОКТМО. И отчитываться придется отдельно по каждому из них. Если есть, например, головная структура и 10 обособленных подразделений в других регионах. В ФНС предстоит сдать 11 форм 6-НДФЛ.
В России предусмотрено несколько ставок по подоходному налогу: 13, 15, 30%. Если компания удерживает налог по двум, трем ставкам, то для каждой из них добавляют свои разделы 1 и 2.
Предприниматели на каждой странице формы обозначают свой ИНН. Юридические лица доставляют КПП.
В целом, при заполнении 6-НДФЛ нужно придерживаться порядка, обозначенного ниже.