-ts1758708027.svg)
-ts1758708284.svg)
Форма 6-НДФЛ в 2026 году: полное руководство для бухгалтера и предпринимателя
Форма 6-НДФЛ — ключевой ежеквартальный отчёт для любого работодателя и предпринимателя, выступающего налоговым агентом. С 2024 года она приобрела ещё большее значение, полностью заменив собой справки 2-НДФЛ, которые теперь включены в неё как Приложение №1.
Для бухгалтера правильное и своевременное заполнение 6-НДФЛ — это гарантия отсутствия штрафов и претензий со стороны налоговой инспекции. Для предпринимателя — возможность контролировать обязательства по налогу на доходы физических лиц. В этом полном руководстве мы разберём все аспекты работы с формой: от скачивания бланка до тонкостей заполнения сложных случаев.
Что такое форма 6-НДФЛ и кто обязан её сдавать?
Форма 6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц (НДФЛ), исчисленных и удержанных налоговым агентом. Она подаётся в Федеральную налоговую службу (ФНС) ежеквартально и содержит обобщённую информацию обо всех выплатах физлицам и удержанном с них налоге.
Сдавать расчёт обязаны все налоговые агенты, то есть организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивали доходы, облагаемые НДФЛ, физическим лицам.
Кто является налоговым агентом:
- Организации и ИП, выплачивающие зарплату сотрудникам
- Работодатели, выплачивающие больничные, отпускные, премии
- Заказчики, оплачивающие работу по гражданско-правовым договорам
- Организации, выплачивающие дивиденды учредителям
- Любые лица, выплачивающие вознаграждения физлицам
| Критерий | Кто сдаёт 6-НДФЛ | Кто не сдаёт 6-НДФЛ |
|---|---|---|
| Выплаты физлицам | При наличии любых выплат, облагаемых НДФЛ (даже разовых) | Если в отчётном периоде не было выплат физлицам |
| Режим налогообложения | Все налоговые режимы: ОСНО, УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН | Не применяется - сдают все, если есть выплаты |
| Организационно-правовая форма | ООО, АО, ИП, нотариусы, адвокаты, все юрлица | Физические лица, не являющиеся ИП |
| Нулевой расчёт | Можно сдать по желанию, но обязанности нет | Обязанности сдавать нулевой расчёт нет |
Важно!
Если в отчётном периоде были выплаты хотя бы одному физическому лицу (например, разовая оплата по договору ГПХ в первом квартале), отчитываться по 6-НДФЛ нужно ежеквартально до конца этого года. Прекратить сдачу можно только со следующего года при условии отсутствия выплат.
Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году: календарь бухгалтера
Сроки сдачи расчёта строго регламентированы Налоговым кодексом и остаются неизменными из года в год. Расчёт предоставляется ежеквартально, нарастающим итогом с начала года.
Если последний день срока выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.
| Отчётный период | Срок сдачи 6-НДФЛ | Что включает расчёт | Особенности 2026 года |
|---|---|---|---|
| За 2025 год (годовой) | 25 февраля 2026 (среда) | Данные за весь 2025 год + Приложение №1 (справки по каждому физлицу) | Сдаётся в начале 2026 года |
| I квартал 2026 | 27 апреля 2026 (перенос с 25.04 - субботы) | Данные за январь-март 2026 | Перенос с выходного дня |
| II квартал 2026 (полугодие) | 27 июля 2026 (перенос с 25.07 - субботы) | Данные за январь-июнь 2026 | Перенос с выходного дня |
| III квартал 2026 (9 месяцев) | 26 октября 2026 (перенос с 25.10 - воскресенья) | Данные за январь-сентябрь 2026 | Перенос с выходного дня |
| IV квартал 2026 (годовой) | 25 февраля 2027 | Данные за весь 2026 год + Приложение №1 | Бухгалтерский цикл на следующий год |
Правило для отпускных и больничных:
НДФЛ с отпускных и больничных пособий необходимо перечислить не позднее последнего дня месяца, в котором были выплачены эти суммы. В расчёте 6-НДФЛ эти суммы отражаются в том периоде, в котором был удержан налог (то есть в месяце выплаты).
Где скачать актуальную форму 6-НДФЛ бесплатно
Для корректного заполнения отчёта важно использовать правильный бланк. Актуальная форма 6-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с изменениями от 09.01.2024 (Приказ № ЕД-7-11/1@).
Эта версия действует с отчётности за 1 квартал 2024 года и, согласно прогнозам, останется неизменной в 2026 году.
Официальный сайт ФНС России
Самый надёжный источник — раздел «Налогообложение в Российской Федерации» на сайте nalog.gov.ru. В разделе, посвящённом НДФЛ, представлены все действующие формы и инструкции по их заполнению.
Путь на сайте ФНС:
Проверенные бухгалтерские порталы
Специализированные сайты, такие как «Контур.Бухгалтерия», «Б-Контур» или «Налог-налог», предлагают бесплатное скачивание бланков в форматах PDF и Excel.
- Формат PDF — для ознакомления и печати
- Формат Excel — для заполнения и расчётов
Профессиональные бухгалтерские программы
В таких программах, как «1С:Бухгалтерия», форма 6-НДФЛ заполняется автоматически на основе данных учёта. Программа сама обновляет бланк при изменениях законодательства.
Важная проверка:
При использовании любых неофициальных источников сверьте дату утверждения формы и контрольные соотношения с данными на сайте ФНС.
Когда нужен Excel-шаблон:
Шаблон в Excel удобен для малых предприятий и ИП с численностью получателей доходов 10 человек и менее. В этом случае законодательство допускает сдачу отчёта на бумажном носителе.
- • Заполненный в Excel бланк можно распечатать
- • Подать в инспекцию лично или по почте
- • Использовать как основу для заполнения в программах
Если получателей дохода более 10 человек, отчёт сдаётся только в электронном виде через оператора электронного документооборота.
Пошаговая инструкция по заполнению 6-НДФЛ с примерами
Рассмотрим заполнение каждого раздела формы, основываясь на официальном Порядке, утверждённом ФНС. Для наглядности будем использовать примеры из практики.
Титульный лист: общие сведения
Титульный лист содержит информацию о налоговом агенте. Все поля должны быть заполнены корректно.
| Поле | Как заполнить | Пример |
|---|---|---|
| ИНН/КПП | Организации указывают и ИНН, и КПП, ИП — только ИНН | ИНН 7712345678, КПП 770101001 |
| Номер корректировки | "0--" для первичной сдачи, "1--", "2--" — для уточнённых расчётов | 0-- (первичный расчёт) |
| Отчётный период | Код периода: 21 (1 кв), 31 (полугодие), 33 (9 мес), 34 (год) | 31 (за полугодие) |
| Налоговый орган | Код ИФНС, куда сдаётся отчёт | 7733 (для ИФНС №33 по г. Москве) |
| Налоговый агент | Сокращённое или полное наименование организации, для ИП — Ф.И.О. | ООО "Ромашка" или Иванов Иван Иванович |
Раздел 1: Обобщённые данные об обязательствах
Раздел 1 отражает суммы НДФЛ, фактически удержанные с выплаченных доходов и подлежащие перечислению в бюджет. Заполняется отдельно для каждого КБК (кода бюджетной классификации).
Ключевое правило:
Налог попадает в Раздел 1 только в том отчётном периоде, когда он был фактически удержан при выплате дохода (например, при выплате зарплаты), а не в периоде его начисления.
Пример заполнения строк 020-026:
Предположим, за полугодие было удержано 150 000 руб. НДФЛ, в том числе:
- • Апрель (срок уплаты 02.05.2026): 50,000 руб.
- • Май (срок уплаты 31.05.2026): 50,000 руб.
- • Июнь (срок уплаты 01.07.2026): 50,000 руб.
Заполнение: стр. 020 = 150 000; стр. 021 = 50 000 (апрель); стр. 022 = 50 000 (май); стр. 023 = 50 000 (июнь).
Раздел 2: Расчёт сумм налога
Раздел 2 содержит обобщённые показатели нарастающим итогом с начала года: общие суммы доходов, вычетов, исчисленного и удержанного налога.
| Строка | Что указывается | Пример для полугодия |
|---|---|---|
| 100 (Код ставки) | Код налоговой ставки (13, 15, 30, 35) | 13 (для 13%) |
| 110 (Кол-во физлиц) | Общее количество физлиц, получивших доход | 10 человек |
| 120 (Сумма доходов) | Вся сумма доходов, дата получения которых приходится на период | 2,500,000 руб. |
| 130 (Вычеты) | Общая сумма предоставленных налоговых вычетов | 100,000 руб. |
| 140 (Исчисленный налог) | Сумма налога, исчисленная с начала года | 312,000 руб. ((2.5 млн - 100 тыс) × 13%) |
| 160 (Удержанный налог) | Сумма налога, фактически удержанная с начала года | 300,000 руб. |
Разница между строками 140 и 160:
Строка 140 показывает налог, рассчитанный со всех доходов, а строка 160 — только ту его часть, которую уже удалось удержать при выплате денег. Разница (12 000 руб. в примере) может отражаться по строке 170 как неудержанный налог (например, с подарка, выданного в натуральной форме).
Пример из практики: доход в натуральной форме
Ситуация: 31 марта сотруднику выдан подарок стоимостью 10 000 руб. Вычет 4 000 руб. применён, налог к уплате — 780 руб. Удержать его можно только из ближайшей денежной выплаты (аванса за апрель).
В расчёте за 1 квартал:
В расчёте за полугодие:
Приложение №1 (только для годового расчёта):
Приложение №1 — это набор справок 2-НДФЛ по каждому физическому лицу, получившему доход в отчётном году. Заполняется только в составе годового расчёта 6-НДФЛ.
Включает те же данные, что и прежняя справка 2-НДФЛ: суммы доходов по месяцам, вычеты, суммы налога.
Частые ошибки и штрафы: как избежать проблем с ФНС
Неправильное заполнение 6-НДФЛ или нарушение сроков сдачи ведёт к штрафам и может стать причиной выездной проверки. Рассмотрим самые распространённые ошибки.
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Неправильное определение даты получения дохода | Искажение данных в Разделах 1 и 2, занижение налога, штраф 20% от неуплаченной суммы | Помнить: для зарплаты — дата её фактической выплаты; для отпускных/больничных — дата выплаты; для матвыгоды — последний день месяца |
| Путаница между исчисленным и удержанным налогом | Неправильное заполнение строк 140 и 160, расхождение с данными ФНС | Стр. 140 — налог со всех начисленных доходов; стр. 160 — только удержанный при выплате |
| Нарушение сроков сдачи | Штраф 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки (ст. 126 НК РФ) | Вести календарь бухгалтера, использовать напоминания в программах |
| Сдача на бумаге при обязанности отчитаться электронно | Приравнивается к непредставлению отчёта, штраф как за просрочку | Если получателей дохода >10 — только электронная сдача через оператора ЭДО |
| Несоответствие данных в 6-НДФЛ и в бухгалтерском учёте | Вызов на комиссию в ИФНС, требование пояснений, возможна проверка | Проверять контрольные соотношения, сверять с регистрами учёта |
| Ошибки в применении прогрессивной ставки НДФЛ (с 2025 года) | Неправильный расчёт налога, недоимка, пени за просрочку уплаты | Разделять доходы по разным ставкам (13%, 15%, 18%), использовать разные КБК |
Проверка контрольных соотношений
Перед сдачей отчёта проверьте, что данные в форме логически связаны между собой.
Что делать при обнаружении ошибки
Если вы обнаружили ошибку в уже сданном расчёте:
- Составьте уточнённый расчёт с теми же периодом и датой сдачи
- В поле «Номер корректировки» укажите «1--», «2--» и т.д.
- Внесите исправленные данные во все разделы
- Сдайте уточнённый расчёт в ИФНС
- При переплате налога — подайте заявление на возврат или зачёт
Профилактика ошибок: чек-лист бухгалтера
Перед сдачей 6-НДФЛ проверьте:
- ✅ Правильность ИНН, КПП, ОКТМО
- ✅ Соответствие дат получения доходов и удержания налога
- ✅ Совпадение сумм с данными бухгалтерского учёта
- ✅ Корректность расчёта налога по прогрессивной ставке (если есть)
- ✅ Контрольные соотношения между разделами
- ✅ Наличие подписей и печати (при сдаче на бумаге)
- ✅ Формат сдачи (электронный при >10 получателях дохода)
Ответственность за систематические ошибки:
Если налоговая инспекция обнаружит систематические ошибки в 6-НДФЛ (более 2-3 раз подряд), это может стать основанием для включения организации в план выездных проверок. Особое внимание уделяется правильности применения вычетов и расчёту налога по повышенным ставкам.
Нужна помощь с 6-НДФЛ?
Наши эксперты по налогообложению помогут вам правильно заполнить форму, проверить контрольные соотношения и сдать отчётность без ошибок. Получите консультацию по прогрессивной ставке НДФЛ и сложным случаям.
Получить консультацию по 6-НДФЛ