-ts1758708027.svg)
-ts1758708284.svg)
Полное руководство по персонифицированным сведениям о физических лицах для страхователей в 2026 году
Содержание статьи
- Введение: Суть и значение персонифицированного учета
- Кто обязан подавать персонифицированные сведения
- Ежемесячные сроки подачи и календарь отчетности на 2026 год
- Состав и правила заполнения отчета
- Внесение исправлений в поданные сведения
- Ответственность за нарушение порядка представления сведений
- Практические рекомендации для страхователей
В условиях постоянного развития цифровых технологий и оптимизации государственного контроля персонифицированные сведения о физических лицах стали ключевым элементом взаимодействия между работодателем и контролирующими органами. Этот ежемесячный отчет, пришедший на смену форме СЗВ-М, выполняет двойную функцию: служит инструментом персонифицированного учета в системе пенсионного и социального страхования, а также является источником данных для проверки правильности начисления и уплаты страховых взносов.
По своей сути, персонифицированные сведения — это обязательный ежемесячный отчет, который содержит информацию о каждом работнике и подрядчике-физлице: ФИО, ИНН, СНИЛС и суммы выплат за месяц. С 2023 года этот отчет подается не в Пенсионный фонд (как это было с СЗВ-М), а в налоговые органы, которые в дальнейшем передают информацию в Социальный фонд России (СФР). Это изменение стало частью масштабной реформы, в рамках которой произошло слияние ПФР и ФСС в единую структуру — СФР.
Ключевое изменение с 2023 года
ФНС → СФРОтчет подается в налоговую инспекцию, которая передает данные в Социальный фонд России (бывшие ПФР и ФСС)
Кто обязан подавать персонифицированные сведения
Круг лиц, обязанных ежемесячно представлять этот отчет, достаточно широк. Согласно действующему законодательству, к ним относятся:
- Организации и юридические лица (как российские, так и иностранные, работающие на территории РФ), которые производят выплаты физическим лицам.
- Индивидуальные предприниматели (ИП), имеющие в своем штате работников по трудовым договорам или заключившие гражданско-правовые договоры (ГПХ) с физлицами.
- Главы крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ), а также нотариусы, адвокаты и другие лица, занимающиеся частной практикой.
- Даже обычные физические лица, не являющиеся ИП, но производящие выплаты другим физлицам (например, наем домашнего персонала), также обязаны отчитываться.
Важное уточнение
Обязанность сдать отчет не зависит от факта осуществления выплат. Если в отчетном месяце с работником или подрядчиком действовал договор, но выплаты ему не производились, включить его в отчет все равно необходимо.
Кто освобожден от обязанности подавать отчет
- ИП без сотрудников, которые также не работали с подрядчиками по ГПХ в отчетном периоде.
- Организации и ИП на автоматизированной упрощенной системе налогообложения (АУСН), поскольку они не платят за работников страховые взносы.
Ежемесячные сроки подачи и календарь отчетности на 2026 год
Отчет подается ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если эта дата выпадает на выходной или праздничный день, срок автоматически переносится на следующий рабочий день.
Стоит обратить внимание на особенность, связанную с квартальной отчетностью. Поскольку данные из персонифицированных сведений за последний месяц квартала дублируются в Разделе 3 Расчета по страховым взносам (РСВ), ФНС в своем разъяснительном письме допустила возможность не подавать отдельные сведения за март, июнь, сентябрь и декабрь при условии своевременной сдачи РСВ за соответствующий квартал. Однако эта позиция носит рекомендательный характер и не отменяет прямого требования Налогового кодекса о ежемесячной подаче. Многие эксперты советуют придерживаться ежемесячного графика, чтобы избежать любых рисков.
Календарь подачи персонифицированных сведений на 2026 год
Даты, выделенные курсивом — это те месяцы, за которые отчет можно не подавать отдельно при сдаче РСВ.
| Отчетный месяц | Срок подачи | Примечание |
|---|---|---|
| Январь 2026 | 25.02.2026 | Стандартный срок |
| Февраль 2026 | 25.03.2026 | Стандартный срок |
| Март 2026 | 25.04.2026 | Можно не подавать отдельно при сдаче РСВ за 1 квартал |
| Апрель 2026 | 25.05.2026 | Стандартный срок |
| Май 2026 | 25.06.2026 | Стандартный срок |
| Июнь 2026 | 25.07.2026 | Можно не подавать отдельно при сдаче РСВ за 2 квартал |
| Июль 2026 | 25.08.2026 | Стандартный срок |
| Август 2026 | 25.09.2026 | Стандартный срок |
| Сентябрь 2026 | 26.10.2026 | Можно не подавать отдельно при сдаче РСВ за 3 квартал (25.10 — суббота) |
| Октябрь 2026 | 25.11.2026 | Стандартный срок |
| Ноябрь 2026 | 25.12.2026 | Стандартный срок |
| Декабрь 2026 | 26.01.2027 | Можно не подавать отдельно при сдаче РСВ за 4 квартал (25.01 — воскресенье) |
Состав и правила заполнения отчета
Форма отчета утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (КНД 1151162) и состоит из двух основных частей.
Титульный лист
Здесь указываются общие реквизиты страхователя:
- ИНН и КПП (для организаций).
- Номер корректировки (`0--` для первичной подачи, `1--`, `2--` и т.д. для уточненных сведений).
- Код отчетного периода (например, `01` — январь, `02` — февраль).
- Отчетный год.
- Код налогового органа.
- Код места представления: `214` — для российской организации, `120` — для ИП, `222` — для обособленного подразделения.
- Наименование организации или ФИО ИП.
- Контактный телефон.
Раздел с персональными данными и выплатами
Для каждого физического лица заполняется отдельный блок (строки 010-070):
| Строка | Что указывать | Важные нюансы |
|---|---|---|
| 010 «Признак аннулирования сведений» |
Оставляется пустой при первичной подаче. Заполняется значением `1`, если нужно отменить ошибочно поданные ранее сведения. | Только для корректирующих отчетов |
| 020-060 ИНН, СНИЛС, ФИО |
ИНН (при наличии), СНИЛС, фамилия, имя, отчество застрахованного лица. | Данные указываются строго как в паспорте или документе, удостоверяющем личность, без сокращений |
| 070 «Сумма выплат и иных вознаграждений» |
Общая сумма всех выплат в пользу лица за отчетный месяц, включая как облагаемые, так и не облагаемые страховыми взносами. | Указывается сумма именно за конкретный месяц, а не нарастающим итогом. Если выплат не было, поле оставляют пустым. |
Кого необходимо включать в отчет
В отчет включаются все физические лица, с которыми в отчетном месяце действовали:
- Трудовые договоры (даже если сотрудник был в отпуске или на больничном и выплат ему не начислялось).
- Отдельные виды гражданско-правовых договоров (ГПХ), предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также договоры авторского заказа, издательские и лицензионные договоры.
Кого НЕ включать в отчет
- Самозанятые, с которыми заключены ГПХ.
- Лица, получившие выплаты по договорам купли-продажи, аренды, займа и другим, не являющимся объектом обложения страховыми взносами.
Внесение исправлений в поданные сведения
Если после отправки отчета обнаружена ошибка, необходимо подать корректирующий (уточненный) отчет. Это нужно сделать до представления квартального Расчета по страховым взносам (РСВ) за соответствующий период. После сдачи РСВ исправления вносятся уже через него.
| Тип ошибки | Действия при исправлении |
|---|---|
| Ошибка в персональных данных (ФИО, СНИЛС, ИНН) |
1. Аннулировать старые данные: продублировать ошибочный блок, в строке 010 поставить `1`, строку 070 оставить пустой. 2. Добавить верные данные: заполнить новый блок с правильными данными, строку 010 оставить пустой. |
| Ошибка в сумме выплат | Заполнить один блок с правильной суммой в строке 070. Строку 010 оставить пустой. |
| Забыли включить сотрудника | Добавить блок с данными забытого сотрудника, строку 010 оставить пустой. |
| Включили лишнего сотрудника | Продублировать блок на этого сотрудника, в строке 010 поставить `1`, строку 070 оставить пустой. |
Важно о корректировках
На титульном листе корректирующего отчета указывается соответствующий порядковый номер корректировки (1--, 2-- и т.д.).
Ответственность за нарушение порядка представления сведений
За несвоевременную подачу отчета или предоставление сведений с ошибками законодательством предусмотрена ответственность:
Для организации/ИП
Штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (в данном случае — за каждый месяц, по которому отчет не сдан вовремя) по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ.
Для должностного лица
Административный штраф по статье 15.6 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей для руководителя или главного бухгалтера.
Внимание! Не путать с отчетом СоЗЛ
Отдельно стоит отметить отчет «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ), который подается не в ФНС, а напрямую в Социальный фонд России (СФР) в рамках проактивной схемы выплаты пособий. Он представляется в течение трех рабочих дней с момента приема нового сотрудника или получения от него обновленных данных. За просрочку подачи этого отчета штраф составляет 5 000 рублей. Нельзя путать этот отчет с ежемесячными персонифицированными сведениями.
Практические рекомендации для страхователей
Автоматизируйте процесс
Используйте бухгалтерские сервисы и программы, которые помогают формировать отчеты, сверять данные и отправлять их в контролирующие органы. Это минимизирует ручные ошибки.
Сверяйте базы данных
Регулярно проверяйте актуальность персональных данных сотрудников (ФИО, СНИЛС, ИНН), сверяя их с оригиналами документов.
Ведите календарь отчетности
Учитывайте не только стандартные сроки до 25 числа, но и переносы, связанные с выходными днями. Особое внимание уделите квартальным срокам сдачи РСВ.
Отчитывайтесь ежемесячно
Несмотря на разъяснения ФНС, чтобы избежать любых споров с налоговыми органами, надежнее придерживаться ежемесячного графика подачи персонифицированных сведений.
Своевременно вносите исправления
Обнаружив ошибку, оперативно подготовьте и отправьте корректирующий отчет, не дожидаясь конца квартала.
Итоговый совет
Соблюдение этих правил не только избавит вас от штрафов, но и обеспечит четкую и бесперебойную работу с персональными данными сотрудников, что является важной частью современного кадрового и бухгалтерского учета.
Ключевое правило для страхователей
25-е числоЕжемесячный крайний срок подачи персонифицированных сведений. Лучше подать вовремя, чем платить штрафы.
Не уверены в правильности ведения персонифицированного учета?
Наши эксперты помогут наладить процесс сдачи отчетности, проведут аудит уже поданных сведений и возьмут на себя регулярную ежемесячную подготовку и отправку персонифицированных сведений. Защитите свой бизнес от штрафов уже сегодня!
Рассчитать стоимость услуг