6‑НДФЛ: что это, кто сдаёт и как заполнить в 2026 году

Форма 6‑НДФЛ была введена Федеральной налоговой службой для усиления контроля за полнотой и своевременностью уплаты налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Если справка о доходах физического лица (Приложение № 1 к расчёту) даёт информацию по каждому конкретному сотруднику, то 6‑НДФЛ показывает сводную картину по компании в целом.

Связь с НДФЛ прямая: форма аккумулирует все операции, связанные с налогом, — от момента начисления дохода до момента перечисления налога в бюджет. Она состоит из двух ключевых разделов, которые тесно связаны между собой:

• Раздел 1 отражает обязательства налогового агента, то есть суммы налога, которые подлежат перечислению, с детализацией по срокам уплаты.
• Раздел 2 содержит непосредственно расчёт налога: обобщённые суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

Кто обязан сдавать 6‑НДФЛ

Сдавать расчёт обязаны все налоговые агенты — организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивали доходы физическим лицам (зарплату, премии, дивиденды, вознаграждения по гражданско-правовым договорам).

• Важное исключение: Если в течение года компания или ИП не производили никаких выплат физическим лицам, они не признаются налоговыми агентами и могут не сдавать расчёт. Однако, чтобы избежать недоразумений и блокировки счёта со стороны ИФНС, рекомендуется направить в инспекцию письмо в свободной форме об отсутствии деятельности и выплат.
• Нулевой расчёт: Если выплаты были хотя бы в одном периоде, отчётность нулевой не бывает — показатели заполняются нарастающим итогом за весь год.

Сроки сдачи (календарь на 2026 год)

В 2026 году действуют стандартные правила сдачи, установленные п. 2 ст. 230 НК РФ. Отчёт сдаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Способ представления

• Электронно: обязателен, если численность получивших доход сотрудников составляет 10 человек и более.
• На бумаге: допускается, если численность 9 человек и менее. За нарушение способа подачи (сдача бумажного отчёта при обязательности электронного) предусмотрен штраф в размере 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Заполнение расчёта регламентировано Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Рассмотрим ключевые моменты.

Общие правила заполнения

• Все суммовые показатели вносятся нарастающим итогом с начала года.
• Суммы налога указываются в полных рублях: значение менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
• Стоимостные показатели (доходы, вычеты) отражаются в рублях и копейках.

Заполнение Раздела 1

Раздел 1 заполняется в последнюю очередь, так как он обобщает данные Раздела 2. Здесь отражаются сроки перечисления налога. Ключевые строки — 021–026. В них детализируется налог, удержанный в последнем квартале, с разбивкой по конкретным периодам удержания (с 1 по 22 число и с 23 по последнее число месяца).

Пример заполнения Раздела 1 за 1 квартал 2026 года:
Предположим, зарплата за январь выплачена 25.01.2026, за февраль — 25.02.2026, за март — 25.03.2026. Сумма удержанного налога с каждой выплаты — по 26 000 руб. В разделе 1 это отразится так:

• Строка 021 (с 1 по 22 января): налог, удержанный при выплате зарплаты за декабрь 2025 (если она была в январе) или аванса. В нашем примере выплат в эти даты не было → 0.
• Строка 022 (с 23 по 31 января): налог, удержанный 25.01 → 26 000 руб.
• Строка 023 (с 1 по 22 февраля): налог, удержанный при выплате зарплаты за январь? Нет, она была 25.01. Здесь, скорее всего, будет 0 или налог с аванса. Ставим 0.
• Строка 024 (с 23 по 28 февраля): налог, удержанный 25.02 → 26 000 руб.
• Строка 025 (с 1 по 22 марта): 0.
• Строка 026 (с 23 по 31 марта): налог, удержанный 25.03 → 26 000 руб.

Итоговая строка 020 (общая сумма удержанного налога) будет равна сумме строк 021–026 = 78 000 руб.

Заполнение Раздела 2

В Разделе 2 отражаются обобщённые показатели:

• Строка 110 (налоговая база): общая сумма дохода минус вычеты.
• Строка 140 (сумма налога исчисленная): произведение налоговой базы на соответствующую ставку.
• Строка 160 (сумма налога удержанная): должна соответствовать строке 020 Раздела 1. Это контрольное соотношение обязательно для проверки.
• Строки 161–166: детализируют удержанный налог по периодам аналогично Разделу 1. Например, строка 161 Раздела 2 должна равняться строке 021 Раздела 1.

Пример расчёта налога (в LaTeX)

Рассмотрим базовый пример расчета для одного сотрудника с зарплатой \(50 000\) рублей в месяц. Ставка НДФЛ — \(13\%\) (резидент).

Налоговая база за январь (без учёта вычетов):
\[ \text{Доход} = 50 000 \ \text{руб}. \]

Исчисленный налог за январь:
\[ 50 000 \times 0{,}13 = 6 500 \ \text{руб}. \]

Эта сумма будет отражена по строке 140. При выплате зарплаты (например, 25 января) налог будет удержан и попадёт в строки 160 и 022 (или 162).

• Ошибка в датах удержания налога. Самая распространённая проблема. НДФЛ считается удержанным в день фактической выплаты дохода (например, перечисления зарплаты на карту). Дату из ведомости нужно переносить в строки 021–026 и 161–166 строго по периодам с 1 по 22 и с 23 по последнее число месяца.
• Несоответствие Раздела 1 и Раздела 2. Обязательно проверяйте равенство строки 020 (Раздел 1) и строки 160 (Раздел 2), а также соответствующих детализирующих строк.
• Ручная корректировка выплат в ведомости. Если в платёжной ведомости вручную изменить сумму к выплате, не обновив расчёт налога, в программе возникнут «копеечные» расхождения, которые налоговая сочтёт ошибкой. В 1С, например, после ручной правки нужно использовать команду «Обновить налог».
• Выплата аванса без начисления. Нельзя выплатить аванс, просто оформив ведомость. Сначала должно быть проведено начисление за первую половину месяца. Это формирует налоговую базу, иначе программа не сможет корректно распределить удержанный налог.
• Округление. Неверное округление налога (на сумму более 1 рубля на человека) также является ошибкой.

При подготовке отчётности в 2026 году важно учитывать следующие нововведения:

• Новая форма отчёта: Расчёт за 2025 год и далее нужно сдавать по форме, утверждённой приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). В этой форме появилось Приложение № 1 (справки о доходах), которое заменило прежнюю 2-НДФЛ.
• Новые коды и требования: ФНС ввела дополнительные коды, определяющие статус налогоплательщика, которые необходимо использовать при заполнении отчётности за 2026 год (Письмо ФНС от 30.12.2025 № БС-4-11/11826@).
• Перспективы упрощения: Согласно Распоряжению Правительства РФ от 29.11.2025 № 3523-р, планируется, что с 2026 года для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) отчёт 6‑НДФЛ станет годовым (один раз в год вместо квартального). Однако это изменение требует внесения поправок в НК РФ, поэтому пока действуют старые квартальные сроки, за которыми нужно следить.
• Автоматизация и ЕНС: С 2024 года, но актуально и в 2026-м, НДФЛ перечисляется в составе Единого налогового платежа (ЕНП). Однако в самом отчёте 6‑НДФЛ и в уведомлении об исчисленных суммах по-прежнему нужно указывать КБК налога.