-ts1758708027.svg)
-ts1758708284.svg)
Электронный УПД вместо ТОРГ-12 и актов: полная инструкция по переходу на новый порядок с 2026 года
С 1 января 2026 года кардинально меняется электронный документооборот: отмена ТОРГ-12 и актов, переход на универсальный передаточный документ (УПД) по формату 5.03
С 1 января 2026 года вступают в силу изменения, которые кардинально меняют привычный электронный документооборот между компаниями. Федеральная налоговая служба отменяет утвержденные форматы двух ключевых документов: электронной товарной накладной (ТОРГ-12) и электронного акта выполненных работ (оказанных услуг). Вместо них ФНС рекомендует к повсеместному применению универсальный передаточный документ (УПД) по актуальному формату 5.03.
Этот шаг направлен на цифровизацию и упрощение процессов, однако для бизнеса он означает необходимость заблаговременной подготовки. В этой статье мы подробно разберем, что именно меняется, как правильно перейти на электронный УПД и какие варианты работы с документами остаются у компаний.
Что именно отменяется, а что остается?
Прежде всего, важно понимать, что изменения касаются исключительно формализованных электронных форматов. Речь идет об XML-структурах, утвержденных когда-то приказами ФНС № 551 (для ТОРГ-12) и № 552 (для акта). Действие этих приказов прекращается с 01.01.2026.
Что сохраняется?
При этом сохраняются все альтернативные способы оформления первичных документов:
- Бумажные документы. Вы по-прежнему можете выписывать и подписывать привычные бумажные ТОРГ-12 и акты. Никаких запретов на их использование не вводится.
- Неформализованные электронные документы. Возможность обмена сканами или PDF-версиями документов по электронной почте или через мессенджеры также сохраняется. Такие документы, при соблюдении всех требований (наличие подписей, необходимых реквизитов), будут являться законным подтверждением расходов.
Важное уточнение!
Таким образом, сама обязанность составлять накладную или акт никуда не исчезает. Меняется лишь предпочтительный и наиболее технологичный способ их оформления в рамках официального электронного документооборота (ЭДО).
Универсальный передаточный документ (УПД): зачем он нужен и в чем его преимущества?
УПД — это единый электронный документ, который заменяет сразу несколько традиционных бумаг. Его главная ценность в универсальности. Один файл может выполнять функции:
- Счета-фактуры.
- Товарной накладной (ТОРГ-12) или акта выполненных работ/услуг.
Ключевые преимущества перехода на электронный УПД:
- Сокращение количества документов. Вместо двух файлов (счет-фактура и накладная) вы создаете и отправляете один, что ускоряет обработку и снижает риск расхождений.
- Упрощение ответов на требования ФНС. Документ, созданный в утвержденном формализованном виде (XML), можно представить в налоговую по запросу в исходном виде, без преобразования в сканы. Инспекция не вправе требовать его визуализацию на бумаге.
- Поддержка новых требований законодательства. Актуальный формат УПД 5.03 уже включает все необходимые поля для работы с маркированными и прослеживаемыми товарами, а также для отражения новых ставок НДС (включая 5% и 7% для «упрощенцев»).
- Экономия времени и ресурсов. Консолидация процессов подписания и хранения документов напрямую влияет на производительность труда бухгалтерии.
Пошаговая инструкция по переходу на электронный УПД
Чтобы переход прошел гладко и не парализовал работу с контрагентами в январе 2026 года, начинать подготовку нужно уже сейчас.
| Этап подготовки | Конкретные действия | Что проверить и на что обратить внимание |
|---|---|---|
| 1. Аудит IT-систем | Проверить поддержку формата УПД 5.03 в используемой учетной системе (1С и др.) и у оператора ЭДО. | Убедиться, что система может не только создавать, но и корректно принимать УПД от партнеров. При необходимости запланировать обновление конфигурации. |
| 2. Работа с контрагентами | Составить список ключевых партнеров, с которыми ведется ЭДО. Направить им информационные письма о переходе на УПД. | Заложить в договоры условие об использовании УПД как основного документа для отгрузок и актирования. Согласовать с контрагентами график тестового обмена. |
| 3. Обучение персонала | Провести инструктаж для бухгалтеров и менеджеров по новым правилам заполнения и обработки УПД. | Ключевые темы: выбор статуса документа, отражение НДС, работа с маркировкой. Важно разъяснить разницу между статусами. |
| 4. Тестовый запуск | Начать пробный обмен УПД с несколькими наиболее лояльными контрагентами до конца 2025 года. | Протестировать полный цикл: создание, подписание, отправку, получение, проведение в учете. Это поможет выявить и устранить технические проблемы. |
| 5. Обновление внутренних регламентов | Внести изменения в учетную политику, прописав применение электронного УПД как основного документа. | Описать процедуры работы с УПД разных статусов, порядок действий при получении корректировочных УПД и т.д. |
Срочно!
Не откладывайте подготовку! Операторы ЭДО будут отключать поддержку старых форматов ТОРГ-12 и актов уже с 1 января 2026 года. Компании, которые не успеют перейти на УПД, рискуют столкнуться с перебоями в документообороте.
Правила заполнения и использования УПД: статусы 1 и 2
Одно из основных правил работы с УПД — корректное указание его статуса. От этого зависит функциональное назначение документа.
| Статус УПД | Назначение и функции | Когда используется | Регистрация в учете |
|---|---|---|---|
| Статус 1 | «Счет-фактура и передаточный документ». Полностью заменяет счет-фактуру и первичный документ (накладную или акт). | При отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, если продавец является плательщиком НДС. | Регистрируется в книге продаж у продавца и в книге покупок у покупателя для заявления вычета НДС. |
| Статус 2 | «Передаточный документ». Заменяет только первичный документ (накладную или акт), но не является счетом-фактурой. | 1. Если продавец не является плательщиком НДС (например, на УСН). 2. Для оформления первички к уже выставленному ранее счету-фактуре. |
Не регистрируется в книгах покупок и продаж. Является основанием только для принятия товаров/услуг к учету. |
Важные нюансы, о которых стоит знать:
- Комплексные сделки. В одном УПД можно объединить отгрузку товара и оказание услуги по его установке, детально описав каждую позицию.
- Новые реквизиты. С 2026 года в УПД необходимо указывать ОГРНИП вместо номера свидетельства о регистрации ИП, а также привязывать документы к авансовым счетам-фактурам в специальных полях.
- Обязательный ЭДО. Использование электронного УПД становится обязательным для компаний, работающих с маркированными товарами (например, обувь, лекарства, табак) и прослеживаемой продукцией (бытовая техника и др.).
Пример использования разных статусов:
Ситуация 1: ООО "Поставщик" (на ОСНО) отгружает товары ООО "Покупатель" (на ОСНО). Используется УПД со статусом 1 — документ заменяет и счет-фактуру, и накладную.
Ситуация 2: ИП Иванов (на УСН) оказывает услуги ООО "Заказчик". Используется УПД со статусом 2 — документ выполняет только функцию акта выполненных работ, так как ИП не является плательщиком НДС.
Что делать, если контрагент не готов к УПД?
Переход на новые форматы требует синхронных действий от обеих сторон. Возможные сценарии:
1
Контрагент переходит на УПД
Идеальный вариант. Настраиваете взаимный обмен электронными УПД через оператора ЭДО. Убедитесь, что обе стороны используют актуальный формат 5.03 и правильно выбирают статусы документов.
2
Контрагент остается на бумажном документообороте
Вы продолжаете выписывать ему бумажные накладные и акты, а для своих целей создаете УПД во внутреннем учете (со статусом 2) или работаете с неформализованными электронными документами (сканы, PDF).
Важно: Бумажные документы полностью сохраняют юридическую силу. Главное — обеспечить их правильное оформление и хранение.
3
Контрагент хочет получать только старые форматы в ЭДО
С 2026 года это технически невозможно, так как операторы ЭДО отключат поддержку старых схем. Важно заранее уведомить такого партнера о грядущих изменениях и предложить варианты:
- Переход на электронный УПД
- Переход на бумажный документооборот
- Обмен неформализованными документами (сканы, PDF)
Заключение: действовать на опережение
Отмена старых электронных форматов — это не повод для паники, а логичный шаг в развитии цифрового документооборота в России. Ключ к безболезненному переходу — проактивность.
План действий на ближайшее время:
- Сентябрь-Октябрь 2025: Проверьте поддержку УПД 5.03 в вашей учетной системе и у оператора ЭДО
- Октябрь-Ноябрь 2025: Составьте список ключевых контрагентов и начните переговоры о переходе
- Ноябрь-Декабрь 2025: Проведите тестовый обмен УПД с несколькими партнерами
- Декабрь 2025: Обучите персонал и обновите внутренние регламенты
- Январь 2026: Полный переход на электронный УПД
Итоговые рекомендации:
Не откладывайте подготовку на последние дни декабря. Начните с проверки своего программного обеспечения и диалога с ключевыми контрагентами уже сегодня. Потратив время на настройку процессов сейчас, вы избежите сбоев, задержек и возможных претензий со стороны налоговых органов в новом, 2026 году. Помните, что бумажные документы остаются вашим законным правом, но будущее — за эффективным и безопасным электронным УПД.
Переходите на УПД без стресса и сбоев!
Наши эксперты по электронному документообороту помогут вам подготовиться к изменениям 2026 года: проведут аудит IT-систем, настроят обмен УПД с контрагентами, обучат персонал и обеспечат плавный переход. Гарантируем бесперебойный документооборот с января 2026!
Настроить электронный УПДАудит и настройка IT-систем под УПД 5.03
Организация обмена УПД с контрагентами
Обучение персонала работе с УПД