Бланк П-4: полное руководство по заполнению отчета о численности и зарплате в 2026 году

Бланк П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» — это основной инструмент федерального статистического наблюдения, с помощью которого Росстат собирает данные о занятости и оплате труда на российских предприятиях. Из этой статьи вы узнаете, в каких случаях применение этого бланка обязательно, как заполнить его без ошибок с учетом новых правил 2026 года, в какие сроки подавать отчет и какая ответственность грозит за опоздание или искажение сведений.

Назначение бланка П-4

Форма федерального статистического наблюдения № П-4 предназначена для сбора официальной информации о двух ключевых показателях деятельности организации:

• Численность работников (списочного состава, внешних совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера).
• Фонд начисленной заработной платы и других выплат сотрудникам.

Кто обязан сдавать: Бланк П-4 обязаны представлять в территориальные органы Росстата все юридические лица (коммерческие и некоммерческие организации), за исключением субъектов малого предпринимательства. Индивидуальные предприниматели (ИП) данную форму не сдают.

Характер обязанности: Обязательный для перечисленных категорий респондентов. Для организаций, не попавших в критерии обязательной отчетности (например, малый бизнес), заполнение бланка является добровольным, если только они не получили индивидуальный запрос от Росстата.

Нормативная база

Актуальность формы и правил ее заполнения в 2026 году регулируется следующими документами:

• Приказ Росстата от 31.07.2024 № 338 — этим документом утвержден действующий шаблон самой формы П-4. Бланк не менялся с 2024 года, и его применяют и в 2026 году.
• Приказ Росстата от 17.11.2025 № 638 — утвердил новые Указания по заполнению формы. Именно эти правила регламентируют порядок расчета показателей и вступили в силу с 1 февраля 2026 года. Отчетность начиная с января 2026 года нужно сдавать, руководствуясь этими новыми указаниями.
• Приказ Росстата от 22.07.2025 № 348 — регулирует подачу смежной формы П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников», которая заполняется отдельно и содержит более детальные данные о движении кадров.

Альтернативных форм, заменяющих П-4, не существует. Это первичный источник данных для Росстата по заработным платам.

Сроки и периодичность

Периодичность сдачи отчета зависит от масштабов деятельности организации за два предыдущих года (2024 и 2025):

Важно: Организации, владеющие лицензией на добычу полезных ископаемых, а также вновь созданные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, сдают форму П-4 ежемесячно, вне зависимости от численности и оборота.

Пошаговая инструкция по заполнению

При заполнении бланка в 2026 году важно руководствоваться новыми указаниями (Приказ № 638). Рассмотрим ключевые разделы.

1. Заполнение титульной части

• Наименование организации: Указывается полное наименование согласно учредительным документам, затем в скобках — краткое.
• Почтовый адрес: Юридический адрес с индексом. Если фактический адрес отличается, указывается адрес фактического местонахождения.
• Кодовая часть: Проставляется код ОКПО (для юрлица) или идентификационный номер (для обособленного подразделения) на основании уведомления Росстата.

2. Заполнение табличной части

Таблица содержит данные за отчетный период (месяц или квартал).

• Графа 1. Среднесписочная численность работников: Рассчитывается по новым правилам. Сотрудницы в декрете, работающие на условиях внутреннего совместительства, теперь включаются в этот показатель.
• Графа 2. Средняя численность внешних совместителей: Учитываются только те совместители, для которых эта работа не является основной. Расчет ведется пропорционально отработанному времени.
• Графа 3. Фонд начисленной заработной платы: Включает все суммы, начисленные работникам за отчетный период. Важное изменение 2026 года: перечень выплат стал открытым. Сюда входят не только оплата труда, премии и компенсации, но и иные выплаты, не поименованные в закрытом списке ранее.
• Графы 4-8: Детализируют выплаты по категориям (например, выплаты соцхарактера, оплата питания и проживания и т.д.).

Условный образец заполнения (за январь 2026)

Предположим, ООО «Альфа» (сфера — IT, не МСП) сдает отчет ежемесячно.

• Титул: ООО «Альфа» (ООО «А»), ОКПО 12345678.
• Строка 01 «Среднесписочная численность»: 15.2 (пятнадцать целых две десятых). Сотрудница Петрова П.П. в декрете работает на 0,3 ставки, включена в расчет.
• Строка 01 «Фонд начисленной зарплаты»: 1 250 000 руб. Включена зарплата, премии, доплаты за совмещение, а также компенсация за использование личного автомобиля.
• Строка 02 «Внешние совместители»: 0.5. Программист Иванов И.И. работает по совместительству на 0,5 ставки.
• Строка 03 «Выплаты работникам по договорам ГПХ»: 50 000 руб. Выплачено дизайнеру по договору подряда.

Порядок подачи

• Куда подавать: В территориальный орган Росстата по месту фактического осуществления деятельности организации. Если у компании есть обособленные подразделения, отчет заполняется отдельно по каждому из них и отдельно по головной организации без этих подразделений.
• Способы подачи:
  • Электронно: Через операторов электронного документооборота (рекомендуемый способ).
  • На бумаге: Лично или по почте с описью вложения.
• Заверение: Бланк подписывается должностным лицом, ответственным за предоставление данных (с указанием должности, ФИО и контактного телефона). При подаче через интернет требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Ответственность и последствия

За нарушения в работе с формой П-4 предусмотрены административные штрафы по статье 13.19 КоАП РФ:

• За первичное нарушение:
  • На должностных лиц: от 10 000 до 20 000 руб.
  • На юридических лиц: от 20 000 до 70 000 руб.
• За повторное нарушение:
  • На должностных лиц: от 30 000 до 50 000 руб.
  • На юридических лиц: от 100 000 до 150 000 руб.

Нарушением считается непредставление отчета, несвоевременная сдача или предоставление недостоверных данных.
Важно: Если вы обнаружили ошибку самостоятельно, ее можно исправить. Уточненные данные подаются с обоснованием корректировок не позднее 3 дней после обнаружения ошибки. Это может помочь избежать штрафа.

Частые ошибки и рекомендации

Топ-5 ошибок при заполнении П-4:

1. Неправильный расчет среднесписочной: Исключение «декретниц», работающих неполный день (новая норма 2026 года), или неверный учет совместителей.
2. Закрытый перечень выплат: Бухгалтеры по привычке не включают в графу 3 выплаты, не указанные в старых методиках. В 2026 году перечень открыт, включается всё, что связано с оплатой труда.
3. Отрицательные значения: Данные по форме не могут иметь отрицательных значений. Это грубая логическая ошибка.
4. Путаница с периодичностью: Сдача ежемесячного отчета как квартального, и наоборот, или несоблюдение сроков для вновь созданных организаций.
5. Ошибки в кодах: Неверное указание ОКПО или идентификационного номера обособленного подразделения.

Советы по проверке:

• Сверьте показатель среднесписочной численности с данными расчета по страховым взносам (РСВ).
• Убедитесь, что данные за декабрь (годовые) согласуются с аналогичными показателями предыдущих месяцев.
• Проверьте, включены ли все обособленные подразделения.

Хранение: Заполненные бланки и документы, на основании которых они составлялись (табели учета, расчетные ведомости), хранятся в организации не менее 5 лет.

Ключевые моменты

1. Знайте свою периодичность: Проверьте, сдаете ли вы П-4 ежемесячно или ежеквартально, исходя из данных за 2024-2025 годы. Вновь созданные компании сдают отчет только ежемесячно.
2. Применяйте новые правила 2026 года: С отчета за январь 2026 года расчет среднесписочной численности и состав фонда зарплаты ведется по новым указаниям (Приказ № 638).
3. Разделяйте отчетность по подразделениям: Если есть обособленные подразделения, подготовьте отдельный бланк для каждого из них и для головной организации.
4. Помните об ответственности: Штраф за первый проступок для компании может достигать 70 000 рублей. Чтобы избежать его, следите за сроками и сдавайте отчеты вовремя.

Подпишитесь на нашу рассылку или добавьте в закладки Календарь бухгалтера, чтобы не пропустить сроки сдачи следующего отчета. Если вам нужна помощь в проверке уже заполненной формы, вы можете заказать экспресс-консультацию нашего специалиста.

Вопросы и ответы