Как сдать отчет в СФР на бумаге или в электронном виде

Отчитываться перед СФР обязаны все работодатели. Большая часть из них обязана использовать электронный формат. Есть и те, кто может отчитываться на бумаге. В этом руководстве подробно разбираются все доступные способы сдачи отчетности.

Кто обязан отчитываться в электронном формате?

Требования законодательства к формату сдачи отчетности в СФР

Обязательные требования

Согласно статье 8 Закона № 27-ФЗ (в редакции от 01.01.2023):

Более 10 застрахованных — обязательная электронная отчетность через ТКС с УКЭП
До 10 застрахованных — выбор формата: бумажный или электронный

Важно: К застрахованным относятся не только штатные работники, но и лица, привлекаемые по договорам ГПХ.

Штраф: Если компания обязана отчитываться электронно, но предоставит бумажный отчет — штраф 1000 рублей и необходимость пересдачи в электронном виде.

Заполнение и сдача отчетности в СФР

Доступные инструменты для подготовки отчетов

Способы подготовки отчетов

Официальное ПО СФР — Spu_orb
Актуальная версия 2.150 (вышла 12.01.2023). Позволяет формировать, проверять и выгружать отчеты в формате XML.
Личный кабинет на сайте СФР
Доступен через учетную запись Госуслуг. Позволяет заполнять отчеты онлайн и отправлять их напрямую в Фонд.
Онлайн-сервисы
Некоторые сервисы предлагают формирование базовых отчетов.
Функционал 1С (некоторые версии)
Включает возможность подготовки отчетов для СФР.

Обратите внимание: Для работы с бесплатным ПО могут потребоваться технические знания и время на освоение.

Как СФР предлагает сдавать отчетность?

Официальные способы от Социального фонда России

Электронный формат

Способ, требующий:

Оформления квалифицированной электронной подписи (УКЭП)
Заключения договора с оператором ЭДО
Информирования СФР о подключении к ЭДО

Преимущества: скорость, надежность, минимум ошибок.

Через личный кабинет СФР

Альтернатива операторам ЭДО:

Регистрация через Госуслуги (ЕСИА)
Возможность не только сдавать отчеты, но и:
- Проводить сверки по платежам
- Формировать запросы
- Отвечать на требования СФР

Два основных способа сдачи через сайт СФР

Без посещения СФР — полный цикл онлайн: создание, подписание УКЭП, отправка
С посещением СФР — отправка проекта отчета онлайн, затем личное предоставление бумажного оригинала

Подробную инструкцию по обоим способам смотрите в разделе «Инструкция».

Как отчитаться перед СФР на сайте: доступные способы

Подробная пошаговая инструкция для самостоятельной сдачи

Подготовительный этап: ПО Spu_orb

Для формирования отчетов ЕФС-1 используйте официальное ПО СФР:

Скачайте Spu_orb версии 2.150 или новее с официального сайта СФР
Установите на рабочее место
Ознакомьтесь с инструкцией по работе с программой

Программа позволяет: формировать отчет, проверять его, выгружать в XML для отправки и распечатывать для архива.

Важно: Файлы для отправки имеют формат .XML. Для отправки загружайте их в «Кабинет страхователя» на сайте СФР.

Способ 1 — без посещения подразделения СФР

Для полного цикла онлайн потребуется:

Учетная запись ЕСИА (Госуслуги)
Сертификат квалифицированной электронной подписи (УКЭП)

Процесс отправки:

Заполните отчет в Spu_orb или на сайте СФР
Загрузите файл на сайт СФР
Активируйте отправку с применением УКЭП
Получите подтверждение приема

Подходит для: организаций и ИП, имеющих УКЭП и желающих минимизировать личные визиты в госорганы.

Способ 2 — с посещением подразделения СФР

Вариант для тех, у кого нет УКЭП:

На сайте СФР укажите ИНН и регистрационный номер
Загрузите файл отчета (созданный в Spu_orb)
Сохраните проект — система выдаст уникальный номер
Распечатайте окончательный вариант отчета
Предоставьте в СФР одним из способов:
- Лично
- Через уполномоченного представителя по доверенности
- Почтой (заказное с описью и уведомлением)

Внимание: При этом способе отчет считается сданным только после предоставления бумажного оригинала с подписью и печатью.

Итоги: ключевые выводы

Основные положения о способах сдачи отчетности

Коротко о главном

Обязательный электронный формат
Если в компании 11 и более застрахованных лиц — только электронная отчетность через ТКС.
Выбор формата
При 10 и менее сотрудниках можно выбирать между бумажным и электронным форматом.
Отправка через ТКС
Самый надежный и современный вариант, но требует договора с оператором ЭДО.
Альтернативный способ
Сайт СФР с личным кабинетом позволяет сдавать отчеты, для этого нужны УКЭП и учетная запись Госуслуг.